Teambuilding ngày nay là một hoạt động phổ biến tại các cơ quan, tổ chức. Nó là cơ hội để doanh nghiệp gắn kết các nhân viên, thay đổi không khí, truyền tải thông điệp nội bộ. Quy trình tổ chức Teambuilding hoàn chỉnh và chuyên nghiệp phải thực hiện qua nhiều công đoạn. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các bước để tổ chức một chương trình hoàn hảo trước khi bắt tay vào làm nhé.
Các bước tổ chức chương trình Teambuilding
Bước 1: Xác định vấn đề của doanh nghiệp và số lượng tham gia
Xác định mục tiêu tổ chức Teambuilding
Những doanh nghiệp tìm đến Teambuilding thường được phân chia thành những loại sau: Doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp mới thành lập hoặc những doanh nghiệp đang gặp vấn đề về nội bộ. Mỗi một loại hình doanh nghiệp đều tồn tại những vấn đề riêng, và cần tìm đến một giải pháp tối ưu để cải thiện, đó chính là Teambuilding.
Vì thế bước đầu tiên trong quy trình tổ chức Teambuilding là xác định mục tiêu và lên danh sách đối tượng tham gia cho chương trình. Với mỗi chương trình được tổ chức. Doanh nghiệp đều đặt ra một mục tiêu nhất định. Và đó cũng là tiền đề để định hướng cho các hoạt động tiếp theo. Mục tiêu của chương trình du lịch kết hợp Teambuilding có thể là một phần thưởng cho sự nỗ lực của toàn thể nhân viên, gia tăng sự kết nối, tinh thần đồng đội. Hay đơn giản là doanh nghiệp thực hiện cam kết về lao động cho nhân viên.
Xác định số lượng tham gia
Để quy trình tổ chức Teambuilding được hoàn chỉnh nhất. Doanh nghiệp cần phải lên danh sách chính xác số lượng và đối tượng người tham gia. Biết trước số lượng người tham gia sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch hợp lý như dự tính quy mô chương trình, đặt xe, đặt phòng khách sạn, ăn uống… Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phát sinh những sai sót như xe không đủ chỗ, đặt thiếu phòng… hoặc đặt thừa quá nhiều dẫn đến lãng phí, tăng chi phí mà không hiệu quả.
Bên cạnh đó, xác định được đối tượng tham gia cũng giúp doanh nghiệp dự tính một quy trình thiết kế Teambuilding phù hợp. Nếu nhân viên trong công ty đều là những người trẻ, năng động thì có thể lựa chọn những địa điểm hấp dẫn, mang tính khám phá. Còn nếu công ty đa số là những người trung tuổi, thì nên tránh những trò chơi Teambuilding mạo hiểm, vận động quá sức.
Bước 2: Chọn địa điểm tổ chức và khảo sát thực địa
Chọn địa điểm tổ chức
Bước thứ hai trong quy trình tổ chức Teambuilding là lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm tổ chức được xem là một yếu tố quan trọng cho bất kỳ một chương trình nào. Tùy vào loại hình Teambuilding mà doanh nghiệp bạn muốn tổ chức, ngân sách, đặc điểm, thời gian để lựa chọn địa điểm phù hợp với nhu cầu.
Nếu doanh nghiệp dự định tổ chức teambuilding trong nhà.
Các phòng hội thảo, nơi tổ chức sự kiện là những địa điểm phù hợp. Đầy đủ sân khấu, âm thanh, ánh sáng, loa đài, máy chiếu,… sẵn sàng để công ty tổ chức các hoạt động của mình.
Nếu doanh nghiệp dự định tổ chức ngoài trời.
Địa điểm tổ chức hoạt động Teambuilding ngoài trời lý tưởng là các bãi biển hay resort ven biển. Vũng Tàu, Long Hải, Nha Trang, Đà Nẵng chính là những bãi biển được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Với lợi thế bãi cát trắng trải dài, nước biển xanh trong, nhiều danh lam thắng cảnh đẹp, nổi tiếng. Nên doanh nghiệp vừa có thể tận hưởng cảnh sắc thiên nhiên, vừa có thể tổ chức các trò chơi tập thể trên bãi cát.
Khảo sát thực địa
Sau khi chọn được nơi tổ chức nên thực hiện khảo sát địa điểm. Bước này sẽ thực sự cần thiết với các đơn vị lần đầu tổ chức hoặc chưa có ai đã đến địa điểm. Việc tìm hiểu qua về địa điểm sẽ giúp bạn biết được về dịch vụ, địa hình, và khu vực chơi Team. Để dễ dàng sắp xếp vị trí và lên kịch bản Team phù hợp.
Bước 3: Lên kịch bản hành trình cho chương trình Teambuilding
Sau khi đã xác định được mục tiêu, đối tượng tham gia và địa điểm tổ chức Teambuilding. Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức Teambuilding chuyên nghiệp là lên lịch cho chương trình. Bạn sẽ cần xác định cụ thể về:
- Thời gian: Bạn cần lựa chọn một khoảng thời gian phù hợp. Tránh ảnh hưởng tới công việc, hoạt động của công ty. Thời điểm phù hợp cho các chuyến du lịch Teambuilding là trước và trong mùa hè.
- Địa điểm xuất phát.
- Nơi ăn uống, nghỉ ngơi.
- Phương tiện đi lại cho cả đoàn.
- Danh sách cụ thể về các điểm sẽ đến tham quan.
Du lịch Teambuilding là hình thức kết hợp giữa du lịch nghỉ dưỡng và các hoạt động tập thể. Do đó, các doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn những điểm đến có nhiều cảnh đẹp, địa điểm tham quan. Nơi vừa có thể tổ chức các trò chơi, vừa cho nhân viên được nghỉ ngơi, thư giãn, tham quan cảnh đẹp. Danh sách và lịch trình các điểm tham quan cần được lên chuẩn bị kỹ và tham khảo ý kiến của nhân viên để tạo ra sự thống nhất, đồng thời cũng không làm ảnh hưởng tới thời gian chung.
Một lưu ý là những dịch vụ trên doanh nghiệp cũng nên đặt trước một khoảng thời gian nhất định. Tránh vào những mùa cao điểm. Dẫn đến cháy dịch vụ hoặc giá bị đội lên cao hơn, ảnh hưởng đến chi phí.
Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức các hoạt động Teambuilding
Để một Teambuilding được thành công. Các hoạt động trong chương trình cần được gắn kết với nhau bởi một kịch bản nhất định và xuyên suốt, bám sát mục tiêu lãnh đạo hướng đến.
Lên kịch bản MC và các trò chơi Teambuilding
MC là người sẽ dẫn dắt xuyên suốt chương trình. Do đó lên kịch bản cho MC rất quan trọng trong quy trình tổ chức hoạt động Teambuilding. Nếu một chương trình lớn. Bạn có thể cần tới nhiều hơn 1 MC để có thể điều khiển chương trình hiệu quả hơn.
Các trò chơi được coi như sức sống cho cả chương trình. Các doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những trò chơi phù hợp, mang tính đồng đội và logic cao. Để người chơi có thể cháy hết mình thì hoạt động Teambuilding mới thành công. Mà thông qua những trò chơi ấy doanh nghiệp cũng đạt được những mục đích cụ thể.
Chuẩn bị những dụng cụ cần thiết để chuyến du lịch Teambuilding hoàn hảo
Hầu hết các trò chơi teambuilding đều cần có đạo cụ. Bạn cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ của mỗi loại hình như bóng bay, dây kéo co, băng rôn, cờ, mũ,… Đây được xem như một bước khá rắc rối trong quy trình tổ chức Teambuilding. Bởi nếu dụng cụ không được chuẩn bị đầy đủ có thể khiến trò chơi bị hủy hoặc “cháy chương trình”. Một lưu ý nhỏ là có thể bạn sẽ cần những cameraman chuyên nghiệp. Để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của các thành viên, vừa để làm tư liệu truyền thông cho công ty mình. Vì vậy hãy nhớ chuẩn bị thật nhiều máy ảnh chất lượng hoặc có thể thuê một đội cameraman bên ngoài để giúp bạn lo phần việc này nhé!
Bước 5: Dự trù kinh phí và các giải pháp đề phòng rủi ro
Dự trù kinh phí ngay từ lúc ban đầu sẽ giúp bạn tính toán được mức chi phù hợp cho từng hoạt động. Đồng thời cũng giúp quy trình tổ chức hoạt động Teambuilding trở nên trơn tru, hoàn hảo. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chuẩn bị các giải pháp xử lý phù hợp. Nếu có rủi ro xảy ra như thời tiết xấu bạn sẽ cần tổ chức Teambuilding trong phòng hay có các phương án trò chơi và chuẩn bị đạo cụ dự phòng thay thế nếu địa hình không cho phép.
Bước 6: Chuẩn bị và thực hiện
Sau khi đã thực hiện đầy đủ các bước chuẩn bị ở trên. Điều tiếp theo bạn cần làm là setup chương trình và tổ chức sự kiện. Chuẩn bị cho sân chơi Teambuilding thật hấp dẫn với băng rôn, khẩu hiệu và cờ phướn đầy màu sắc. Trang bị loa để giúp không khí thêm phần sôi động, hấp dẫn.
Quá trình tổ chức hoạt động Teambuilding chắc chắn sẽ cần đến sự kết hợp của cả ekip tổ chức. Bạn nên phân chia công việc rõ và dự trù những phát sinh để tránh những rủi ro không đáng có.
Để đảm bảo một sự kiện du lịch Teambuilding của công ty được diễn ra thành công. Và mang lại nhiều ý nghĩa, giá trị cho người tham gia. Người tổ chức cần đảm bảo thực hiện đủ và chỉn chu cả 6 bước trong quy trình trên.
Sẽ khá khó khăn và vất vả cho những đơn vị lần đầu tự tổ chức cho doanh nghiệp mình. Bạn nên chọn cho mình một công ty tổ chức chuyên nghiệp, có đủ kinh nghiệm và nghiệp vụ để xây dựng ý tưởng, kịch bản và chuẩn bị ekip cho phù hợp.
